Dicas para otimizar a rotina da sua empresa

Em meio a tantas demandas e com um mercado cada vez mais exigente, como manter esse departamento produzindo de forma ágil, eficiente e com uma equipe satisfeita? 

1. Faça uma análise SWOT no departamento

Antes de iniciar qualquer mudança, é preciso entender como está atualmente a rotina desse departamento e saber da própria equipe sobre as funções e os processos desenvolvidos semanal e mensalmente.

Uma boa dica é se reunir com toda a equipe e aplicar a análise SWOT sobre o departamento e os processos realizados. O método SWOT significa respectivamente: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).

A análise pode ser feita digital ou manualmente. Crie quatro colunas, uma para cada item da análise. Lembre-se que as Forças e as Fraquezas são sobre questões internas, enquanto as Oportunidades e as Ameaças devem ser analisadas sobre situações externas.

Listem todos os pontos fortes e fracos do departamento da sua empresa, e todas as ameaças e oportunidades externas sobre o universo da contabilidade que possam afetar o setor e sua empresa. Após fazer isso, é o momento de analisar o que pode ser melhorado e o que deve ser mantido para a otimização do setor contábil da empresa.

2. Separe as funções no departamento

Como é feita a divisão das atribuições em seu departamento? Ou não existe isso e os funcionários realizam as obrigações simultaneamente? Delimitar as funções de cada integrante de sua equipe fará com eles ganhem expertise e entreguem as demandas com maior agilidade.

A divisão de atribuições pode ser feita analisando o currículo, portfólio e experiência de cada funcionário, observando quais áreas ele possui maior domínio e facilidade para desenvolver. Além de realizar uma entrevista com cada colaborador e entender suas preferências no momento.

Lembrando que essa divisão pode ser rotativa, cada integrante pode passar 1 ano desenvolvendo determinada atividade e depois migrar. Assim, além de sua empresa manter uma equipe realizada e satisfeita, já faz um processo de capacitação dos colaboradores.

3. Crie uma agenda colaborativa e invista em capacitação

Se a empresa passa a ter um departamento com divisão de funções, e muito provavelmente os colaboradores terão mais de uma responsabilidade, é necessário manter um calendário com as datas de realização das respectivas atribuições e os prazos finais para entrega.

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